İşletmelerde stok kontrolünde Barkod sisteminin kullanılması aşağıdaki gibi gerçekleşir:

Stok bölümünün büyüklüğüne, içerdeki malların cinsine, iriliğine ve yerleşim planına bağlı olarak barkod sistemini farklı şekillerde düşünmek olasıdır. Örneğin stok kodunu barkod etiketi halinde veren tartı cihazları seçilmesi daha avantajlı olur.

Öncelikle stok departmanının hareket gören giriş- çıkış kapılarına (transfer yerlerine) birer barkod okuyucu yerleştirilir. Tabi bu arada stok departmanında hangi malın hangi koridora ve hangi yönde rafta olduğu bilgisayara yüklenmiş olmalıdır. Malların girişi esnasında üzerindeki etiketler okuyucularla okunarak hem gerçek zamanlı bir stok girişi hem de sipariş kontrolü yapılmış olur.

Okuma anında bilgisayara giden veriyle stoklarda bir birim (koli) mal girişi gerçekleşmiş olur. Stoktan mal isteniyorsa ya da mal çıkışı yapılıyorsa bu defa çıkan malın üzerindeki barkod etiketi okuyucuyla okunarak stoklardan anında birim düşülür.

Stokta hangi malın nerede olduğu bilgisayara girildiğinden mal aranmasında sadece barkod etiketi okunarak malın nerede olduğu bulunur. Yine yapılan program yardımıyla minimum stok seviyesine gelen malların belirlenmesi, sipariş listelerinin hazırlanması , mal hareketlerinin izlenmesi kolayca sağlanabilir. Stok gerçek zamanlı ve tam kontrolün sağlanması stok mal hareketleri , malın geri dönme süreci ve bunun gibi ayrıntılı daha birçok rapor elde etmek mümkündür.

Aynı olay için sabit barkod okuyucuları değil de portatif tip okuyucularda kullanılabilir. Portatif okuyucular elde taşınabilen, fazla ağır olmayan ve üzerlerinde belleği bulunan programlanabilir okuyuculardır. Günlük mal giriş ve çıkışı yapılacağı zaman etiketler portatif okuyucular ile okunur. Portatif okuyucular programlanarak hangi malın nerede olduğu da program yardımıyla kolayca bulunabilir. Fakat bu sistem stok verileri anında bilgisayara ulaşmaz. Portatif okuyucularda toplanan veriler ancak bilgisayara aktarıldıktan sonra kullanılabilir. İlgili raporlarda anında değil de belirli periyotlarda alınabilir.

Portatif okuyucuların kullanılmasıyla bilgisayarın devamlı meşgul olması da önlenmiş olur. Bunun yanında stok sayımı gibi okuyucunun hareketli olması gereken durumlarda portatif okuyucular tercih sebebi olmaktadır.

Barkod sisteminin faydaları şu şekilde açıklanabilir. Gerçek zamanlı (real-time) mal denetimi yapılmasını sağlar. Kesilen faturaların muhasebeleştirilmesi ve stok durumuna yansıtılması manuel yöntemlere göre çok daha kısa bir zaman biçiminde gerçekleşir. Stok seviyelerinin mal bazında gerçek zamanlı olarak izlenebilmesiyle malın devamlı elde bulunması ve gelen müşterinin ihtiyacı giderilerek müşteri tatminini sağlar.

Gerçek zamanlı stok kontrolünün bir avantajı da malın elde bulundurma ve elde bulundurmama maliyetlerini minimuma indirmesidir. Elde bulunan gereksiz stokların yaratacağı maliyet önlenerek kuruluşun finansal yapısı güçlenir.

Enflasyonist ortamlarda kısa zamanda değişen fiyatların getireceği etiket maliyet birim fiyatlar sadece bilgisayarlardan değiştirileceğinden ortadan kalkacaktır. Mal bazında stok kontrolü yapılacağından sipariş miktarları ve sipariş zamanları bilgisayar tarafından rapor olarak sunulacak ve gerekli işlemler buna göre programlanacaktır.

 İşletmelerde Barkod sisteminin çalışması şu şekilde açıklanabilir.

Mağazaya gelen müşteri alışverişini yaparak ödeme için kasaya gelir. Kasiyerler yazar kasaya bağlı olarak çalışan barkod okuyucuları ile malın üzerindeki etiketlerden borkod sembollerini okuturlar. Genellikle barkod sembolleri ile o mala ait stok kodu bilgileri tanımlanır ve bilgiler kod çözücüler yoluyla ana bilgisayarlara aktarılır.

Stok kodunun bilgisayarlara aktarılmasından sonra program yardımıyla o mala ait tanım ve fiyat bilgileri müşterinin göreceği küçük ekrana gönderilir. Mallar üzerindeki bilgiler okunurken aynı zamanda da müşteri fişi, faturası hazırlanır. Müşterinin verdiği para miktarı kasiyer tarafından bilgisayara girilir ve ödenmesi gereken para üstü her iki ekranda da görülür. Bu arada da para çekmecesi açılmıştır ve kasiyer para alışverişini tamamlar. Fatura kasiyer tarafından gerekirse onaylanır ve müşteriye verilir.

Barkod sistemi süratli güvenilir ve pratiktir.

Süratlidir : Çünkü barkod sisteminde bilgilerin okunması ve iletilmesi elektronik yöntemlerle gerçekleştiğinden manuel sisteme göre çok daha hızlıdır.

Güvenilirdir : Çünkü barkod sisteminde insan faktöründen doğabilecek hatalar tamamen ortadan kaldırılmıştır. Sistemde sadece kodlar okunacağından ilgili personelin ya da operatörün bir yanlış yapması söz konusu değildir.

Pratiktir : Çünkü barkod sisteminde bilgi toplama , aktarma ve değerlendirme işlemi basittir ve komplike eğitim gerektirmez. Sistem manuel veri toplama yöntemlerine göre daha detaylı bilgiyi daha kısa zamanda toplayarak işlemeye olanak verir.

Barkod sistemi verilerin doğru ve hızlı bir şekilde elde edilmesini sağlar.