İşletmelerde Barkod sisteminin çalışması şu şekilde açıklanabilir.

Mağazaya gelen müşteri alışverişini yaparak ödeme için kasaya gelir. Kasiyerler yazar kasaya bağlı olarak çalışan barkod okuyucuları ile malın üzerindeki etiketlerden borkod sembollerini okuturlar. Genellikle barkod sembolleri ile o mala ait stok kodu bilgileri tanımlanır ve bilgiler kod çözücüler yoluyla ana bilgisayarlara aktarılır.

Stok kodunun bilgisayarlara aktarılmasından sonra program yardımıyla o mala ait tanım ve fiyat bilgileri müşterinin göreceği küçük ekrana gönderilir. Mallar üzerindeki bilgiler okunurken aynı zamanda da müşteri fişi, faturası hazırlanır. Müşterinin verdiği para miktarı kasiyer tarafından bilgisayara girilir ve ödenmesi gereken para üstü her iki ekranda da görülür. Bu arada da para çekmecesi açılmıştır ve kasiyer para alışverişini tamamlar. Fatura kasiyer tarafından gerekirse onaylanır ve müşteriye verilir.

Barkod sistemi süratli güvenilir ve pratiktir.

Süratlidir : Çünkü barkod sisteminde bilgilerin okunması ve iletilmesi elektronik yöntemlerle gerçekleştiğinden manuel sisteme göre çok daha hızlıdır.

Güvenilirdir : Çünkü barkod sisteminde insan faktöründen doğabilecek hatalar tamamen ortadan kaldırılmıştır. Sistemde sadece kodlar okunacağından ilgili personelin ya da operatörün bir yanlış yapması söz konusu değildir.

Pratiktir : Çünkü barkod sisteminde bilgi toplama , aktarma ve değerlendirme işlemi basittir ve komplike eğitim gerektirmez. Sistem manuel veri toplama yöntemlerine göre daha detaylı bilgiyi daha kısa zamanda toplayarak işlemeye olanak verir.

Barkod sistemi verilerin doğru ve hızlı bir şekilde elde edilmesini sağlar.